Telefonie Integration für DATEV STARFACE Modul

Dokumentation für Modulversion 4.2.2 ab STARFACE 10.0.0.0

Produktbeschreibung

Mit der "Telefonie Integration für DATEV" können Telefongespräche minutengenau abgerechnet und zu jedem Gespräch persönliche Notizen hinzugefügt werden. Mit wenigen Mausklicks werden die gesammelten Informationen voll automatisiert an DATEV übertragen. Außerdem werden die Mandanten ganz einfach mit dem Adressbuch der STARFACE synchronisiert. Die Integration sorgt dafür, dass jeder Anrufer mit Namen angezeigt wird. Ein Anruf bei einem Mandanten erfolgt ebenfalls über einen Klick aus der DATEV Arbeitsoberfläche.

Technische Voraussetzungen

  • Diese Modulversion verfügt über eingeschränkte Kompatibilität mit Active Directory und DATEVasp.

  • ab STARFACE 10.0.0.0

  • Für dieses Modul stehen Legacy-Versionen ab STARFACE 7.0.0.2 zur Verfügung.

  • uneingeschränkt Cloud-ready.

  • Kompatibel mit App Version ab 4.2.12 und Addressbuch-Exporter ab 2.5.3.

Die "Telefonie Integration für DATEV" ist mit einer lokalen Installation von DATEV Arbeitsplatz, einer Installation von DATEV Arbeitsplatz auf einem Terminalserver sowie mit DATEVasp kompatibel. Die Erweiterung DATEV Telefonie Basis muss installiert und lizenziert sein. Diese ist bei Ihrem DATEV Partner oder DATEV direkt erhältlich. Die "Telefonie Integration für DATEV" ist mit Windows 10 oder neueren Versionen kompatibel.

Erforderliche Ports

Die STARFACE muss unter folgenden Ports vom Host der "Telefonie Integration für DATEV" erreichbar sein.

  • 443 TCP (HTTPS)

  • 5222 TCP (XMPP)

Weitere Informationen zur Portnutzung der STARFACE finden sich in der STARFACE Knowledge Base.

Kompatibilität

DATEV Lokal / TS

DATEVasp

DATEV PARTNERasp

STARFACE Appliance

ja

ja

ja

STARFACE VM-Edition

ja

ja

ja

STARFACE Cloud

ja

ja*

ja

UCI Proxy für DATEVasp von o-byte.com erforderlich

Der DATEV-UCI-Proxy ist eine lokal installierte Hardware, die eine Verbindung zwischen DATEVasp und einer STARFACE Cloud mit fester IP-Adresse herstellt. Es wird ein gesicherter Kommunikationsweg aus DATEVasp in Richtung STARFACE Cloud hergestellt.

Lizenz

Die "Telefonie Integration für DATEV" wird in zwei unterschiedlichen Varianten vertrieben, als Full-Version und Light-Version. Die folgende Tabelle erläutert die Unterschiede im Funktionsumfang. Es ist nicht möglich, die unterschiedlichen Varianten für eine Installation zu mischen.

Telefonie Integration für DATEV Full-Version

Telefonie Integration für DATEV Light-Version

Minutengenaue Abrechnung der Telefongespräche

ja

nein

Gesprächsnotizen zu jedem Gespräch erfassen

ja

nein

Mandanten direkt aus DATEV anwählen

ja

ja

Namensauflösung der Mandanten am Telefon

ja

ja

Zusätzliche Komponente

Informationen zum UCI Proxy für DATEVasp befinden sich auf der folgenden Unterseite:

UCI Proxy für DATEVasp

STARFACE-Konfiguration

  • Es muss vorab keine Konfiguration in der STARFACE vorgenommen werden.

Modulkonfiguration

Allgemein

allgemein

  • Name:

    • Wähle hier den Namen der Modulinstanz. Dieser Name sollte möglichst beschreibend vergeben werden, ein guter Ausgangspunkt ist der Name des Moduls. Sollen mehrere Instanzen des selben Moduls aktiv sein, muss für jede Instanz ein einmaliger Name vergeben werden.

  • Beschreibung:

    • Dieses Feld bietet Raum für eine detailliertere Dokumentation der Instanz. Hier kann beispielsweise dokumentiert werden, auf welche Nutzer oder Gruppen das Modul zugreift.

  • Logdatei:

    • Jedes Modul informiert in den Levels ERROR, WARN, INFO, DEBUG und TRACE über Prozesse, die im Modulbetrieb ablaufen. Falls ein Fehler auftritt, kann die Logdatei gespeichert werden. Standardeinstellung ist das Level INFO.

Das Log aktualisiert sich nicht automatisch, sondern nur, wenn die entsprechende Schaltfläche betätigt wird.

Konfiguration

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Adressaten

Adressaten können nach Kanzleinamen getrennt in unterschiedliche STARFACE-Adressbücher importiert werden. Der Vorgabename lautet "Standard" und wird in das öffentliche Adressbuch (0) importiert. Diese Einstellungen brauchen nur angepasst zu werden, wenn mehrere Kanzleien eine gemeinsame STARFACE verwenden. Weitere Adressbücher werden im STARFACE-Adminbereich unter "Adressbuch" mit der entsprechenden Bezeichnung und Ordnerzuweisung angelegt.

Institutionen

Die Institutionen werden nur von einer Kanzlei importiert, da diese Datensätze von DATEV einheitlich gepflegt werden.

Im Feld Kanzlei ist die entsprechende Bezeichnung der Kanzlei anzugeben, die im Adressbuch Exporter hinterlegt wurde und die Institutionen in die STARFACE importieren soll.

Das Importieren der DATEV-Institutionen resultiert in über 15.000 zusätzlichen Einträgen im STARFACE-Adressbuch. Das können für kleinere Anlagen zu viele Einträge sein; die Funktion der Telefonie kann dadurch beeinträchtigt werden.

Rufnummernfelder

rufnummernfelder

Über die Notiz in den Stammdaten der Mandanten kann eine Rufnummer einem speziellen Feld im STARFACE-Telefonbuch zugewiesen werden.

Hier kann die gewünschte Zuweisung der festgelegten Aliase vorgenommen werden.

Beispiel: Alle Rufnummern, die im Notizfeld in DATEV mit "Mobil" eingetragen sind, werden in der STARFACE in das Adressfeld "MOBILE" importiert.

Transkription

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Transkription

  • Aktiviere die Checkbox, um die Transkriptionsfunktion zu aktivieren. Sobald ein Anruf aufgezeichnet wird, wird die Transkription über den FLEXbyte-Server initiiert.

  • FLEXbyte Server URL:

    • Trage hier die URL des FLEXbyte-Servers ein, über den die Transkription abgewickelt wird. Diese Funktion befindet sich derzeit in der Closed-Beta für ausgewählte Partner und Kunden.

  • FLEXbyte Token:

    • Trage hier den Token ein, der für die Authentifizierung am FLEXbyte-Server benötigt wird.

Benutzerauswahl

In diesem Abschnitt kann ausgewählt werden, welche Benutzer für die Transkription ausgewählt werden können. Es können entweder alle Benutzer, eine bestimmte Gruppe oder einzelne Benutzer ausgewählt werden.

Anrufaufzeichnung

Gebe hier an, welche Anrufe aufgezeichnet und transkribiert werden sollen. Aktiviere die entsprechenden Checkboxen für eingehende, ausgehende, Gruppen und interne Anrufe.

Zwischengespeicherte Transkriptionen

Um die API-Abfragen an FLEXbyte zu reduzieren, werden die Transkripte zwischengespeichert. Um zwischengespeicherte Transkriptionen periodisch zu löschen, aktiviere die Checkbox und definiere das maximale Alter der Transkriptionen.

Cache Timer

Gebe einen Zeitintervall an, wie lange die Transkripte zwischengespeichert werden sollen, bevor sie automatisch gelöscht werden.

Bekannte Probleme

1. Provisionierung der Endgeräte funktioniert nicht

  • Situation:

    • Telefone sind im DATEV-Netz, die TK-Anlage ist im allgemeinen Netz, beide Netze sind über den UCI Proxy verbunden.

  • Voraussetzung:

    • DNS-Server im DATEV-Netz, in dem man Overrides beziehungsweise eigene Einträge setzen kann.

  • Lösung:

    • Die STARFACE bekommt einen DNS-Namen, zum Beispiel starface.o-byte.dev. Dieser muss unter Server → Netzwerk → Hostname eingetragen werden.

    • Unter Telefone → Einstellungen muss unter "Verwendete Server-Adresse" der DNS-Name ausgewählt werden.

    • Im DNS-Server im DATEV-Netz muss ein A-Record gesetzt werden, wobei der DNS-Name auf die IP-Adresse des UCI Proxy zeigen muss.

2. Inkompatibilität mit Active Directory und DATEVasp

  • Situation:

    • Die Integration ist derzeit nicht mit Active Directory oder DATEVasp kompatibel.

  • Lösung:

    • Werden diese Funktionen benötigt, raten wir vom Update auf STARFACE 10 ab, bis die Kompatibilität hergestellt ist.

Versionshinweis

  • 4.2.2

    • Known Issue: Nicht kompatibel mit Active Directory und DATEVasp.

    • Portiert auf STARFACE 10.0.0.0.

    • Anpassung an die Transkriptions-Bibliothek, die Transkriptionen ausschließlich über FLEXbyte-Server abfragt.

    • Kompatibel mit DATEV-Client 4.2.7.

Download

Bitte achte beim Download auf die Kompatibilität zur STARFACE-Version.

Mit Klick auf den Downloadlink einer Modulversion öffnen sich ein Fenster mit Installationshinweisen und ein Pop-up-Fenster.

Modul testen

  • Nach dem Kauf oder Update: Mit E-Mail-Adresse verifizieren. Für die Inbetriebnahme oder das Update ist kein Lizenzschlüssel nötig.

  • Wir stellen das Modul als .sfm-Datei zur Verfügung.

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