Fax from Mail
Produktbeschreibung
Mit der Erweiterung “Fax from Mail” für STARFACE können Faxe per E-Mail versendet werden. Hierzu wird eine .pdf-Datei im Anhang per E-Mail an das Modul geschickt. Anschließend wird diese Datei vom Modul als Fax verschickt. Nach dem Versand erhällt man eine Sendebestätigung oder eine entsprechende Fehlermitteilung per Mail. Die E-Mail wird direkt an die STARFACE Telefonanlage versendet (STARFACE fungiert als Mail-Server und nimmt die E-Mails entgegen). Alternativ fragt das Modul in regelmäßigen Abständen ein IMAP-Postfach ab.
Anwendungsbeispiel
Mit dem "Fax from Mail" Modul kann bequem und zuverlässig von unterwegs gefaxt werden, der Nutzer ist nicht mehr an seine Büroinfrastruktur gebunden. Zudem stellt das Modul diesbezüglich eine Alternative zum STARFACE UCC Client dar.
Technische Voraussetzungen
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ab STARFACE 10.0.0.1
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Für dieses Modul stehen legacy Versionen ab STARFACE 8.0.0.5 zur Verfügung.
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uneingeschränkt Cloud-ready.
Technische Limitierung
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Um einen Cloud-Ready status zu erreichen, muss ein externer Mailserver verwendet werden.
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Wird der STARFACE interne Mailserver genutzt, ist das Modul NICHT Cloud-Ready! Es öffnet einen SMTP-Port ohne Authentifizierung.
Vorbereitung der IT-Umgebung:
Das Modul kann in zwei unterschiedlichen Modi arbeiten. Es kann entweder eine E-Mail direkt an die Telefonanlage geschickt, oder ein IMAP-Postfach als Quelle genutzt werden.
Nutzung der STARFACE als Mail-Empfänger:
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Stelle sicher, dass der Hostname der STARFACE Telefonanlage im lokalen Netzwerk aufgelöst werden kann:
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Öffne hierzu mit der Tastenkombination win+R den Ausführen Dialog.
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Gebe "cmd" in das Dialogfenster ein, um die Eingabeaufforderung zu öffnen.
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Überprüfe mit folgendem Befehl, ob die DNS-Auflösung erfolgreich ist:
nslookup starface.local
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"starface.local" steht in diesem Fall für den DNS-Namen der STARFACE Anlage.
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Wird der Name korrekt aufgelöst kann mit der weiteren Konfiguration fortgefahren werden.
Modulkonfiguration
Allgemein
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Name
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Wähle hier den Namen der Modulinstanz. Dieser Name sollte möglichst beschreibend vergeben werden, ein guter Ausgangspunkt ist der Name des Moduls. Sollen mehrere Instanzen des selben Moduls aktiv sein, muss für jede Instanz ein einmaliger Name vergeben werden.
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Beschreibung
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Dieses Feld bietet Raum für eine detailliertere Dokumentation der Instanz. Hier kann beispielsweise dokumentiert werden, auf welche Nutzer/Gruppen das Modul zugreift.
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Logdatei
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Jedes Modul informiert in den Levels "ERROR, WARN, INFO, DEBUG, TRACE" in den jeweils verschiedenen Abstufungen über Prozesse, die im Modulbetrieb ablaufen. Falls ein Fehler auftritt hat man hier die Möglichkeit, die Logdatei zu speichern. Standardeinstellung ist das Level "INFO".
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| Das Log aktualisiert sich nicht automatisch, sondern nur, wenn die entsprechende Schaltfläche betätigt wird. |
Einstellungen
Standardbenutzer
Standardmäßig ignoriert das Modul alle E-Mails, die nicht von einem STARFACE Benutzer beziehungsweise von der hinterlegten E-Mail-Adresse gesendet wurden. Die Faxkennung wird dann vom jeweiligen Benutzer bezogen. Alternativ kann ein Standardbenutzer zum Versand ausgewählt werden. Dieser Benutzer behandelt dann Absender, die keinem STARFACE Benutzer zugeordnet werden können.
Sendeversuche
Kann das Modul ein Fax nicht erfolgreich versenden, weil zum Beispiel die Gegenstelle besetzt ist, kann das Modul mehrere Versuche durchführen. Gebe hier die Anzahl der durchzuführenden Sendeversuche an.
Empfängerdomains
Füge über das 
-Symbol eine oder mehrere Empfängerdomains hinzu. Domains in dieser Liste funktionieren dann als Empfängerdomains. Ist diese Liste leer, kann die STARFACE nur Mails an ihre eigene Domain empfangen.
| Bitte beachte, dass auch im DNS entsprechende Records gesetzt werden müssen, die auf die STARFACE zeigen. |
E-Mail Konfiguration
Standardmäßig verarbeitet das Modul nur Faxe, die direkt an die STARFACE Telefonanlage gesendet werden. Alternativ oder auch zusätzlich kann das Modul ein IMAP-Postfach abfragen.
IMAP
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Mit einer aktivierten Checkbox "Postfach abfragen" prüft das Modul den unten definierten IMAP-Server auf neue Nachrichten
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Unter den Punkten "Verschlüsselung" und "Verschlüsselungsniveau" wird ausgewählt, welche Verschlüsselungstechnologie in welcher Tiefe verwendet werden soll.
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Bei "Server", trage bitte die IP-Adresse, bzw. den DNS-Namen des IMAP-Servers ein.
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Trage bei den Punkten "Nutzername" und "Kennwort" bitte die Credentials für den IMAP-Server ein.
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Bei "Port" wird definiert, auf welchem Port der IMAP-Server kommuniziert (Standard: 143 bzw. 993 für verschlüselte Kommunikation)
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Unter "Ordner" wird der Ordner des Postfachs definiert, der vom Modul durchsucht werden soll.
Microsoft Graph API
Anwendung in Microsoft Entra registrieren
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Zur Verwendung dieser STARFACE Erweiterung muss eine Microsoft Graph API eingerichtet werden.
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Melde dich unter https://entra.microsoft.com/ an.
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Klappe in der Seitenleiste den Punkt
auf. -
Klicke auf
. -
Beginne die App Registrierung mit einem Klick auf
. -
Vergebe hier einen beliebigen Namen für die Anwendung, in diesem Beispiel „ADUI-Graph“.
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Wähle unter dem Punkt „Unterstützte Kontotypen“ den ersten Punkt: „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis (nur “AD-Bezeichnung” – einzelner Mandant)“.
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Unter dem Punkt "URI", füge:
"https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient-
Setze die Option "Öffentliche Clientflows zulassen" auf "Ja".
Berechtigungen zur Anwendung hinzufügen
Nachdem die Anwendung registriert wurde, wird man zur Übersicht der Anwendung weitergeleitet. Auf der linken Seite befindet sich der Punkt „API-Berechtigung“. Über den Button „Berechtigung hinzufügen“ lassen sich neue Rechte der Anwendung hinzufügen. Folgende Rechte aus der Microsoft Graph API werden benötigt:
Es gibt delegierte Berechtigungen und Anwendungsberechtigungen. Folgende Rechte werden benötigt.
Delegiert:
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User.Read
Anwendung:
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Mail.Read
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Mail.ReadWrite
Im Modul zu konfigurierende Punkte
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Aktiviere die Checkbox "Microsoft Graph API abfragen", um die Authentifizierung über Microsoft Graph API zu aktivieren.
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Aktiviere die Checkbox "Unterordner durchlaufen", damit auch Unterordner des definierten Ordners durchsucht werden.
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E-Mail-Adresse: Trage hier die E-Mail-Adresse ein, die mit der Microsoft Graph API verbunden ist.
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Verzeichnis-ID: Trage hier die Verzeichnis-ID der Microsoft Entra Anwendung ein.
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Anwendungs-ID: Trage hier die Anwendungs-ID der Microsoft Entra Anwendung ein.
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Client-Geheimnis: Trage hier das Client-Geheimnis der Microsoft Entra Anwendung ein.
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Ordner: Definiere hier den Ordner, der von der Microsoft Graph API durchsucht werden soll.
Hinweise zur Benutzung
Dateinamen im Anhang
*Der Dateiname des Anhangs darf aus folgenden Zeichen bestehen:
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A-Z
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a-z
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öäüÖÄÜ
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0-9
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. - _ + =
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Leerzeichen
| Ist die Dateiendung der .pdf Datei in Großbuchstaben geschrieben, führt dies zu einem Fehler im Fax-Versand. |
Nutzung des STARFACE internen Mailservers
Wird eine E-Mail mit einem .pdf-Anhang direkt an die STARFACE Anlage geschickt, so muss der Namensteil der Empfängeraresse der vollqualifizierten Zielrufnummer entsprechen. Der Hostanteil der Empfängeradresse muss dem Fully-Qualified-Host-Name der STARFACE Anlage oder einer der vorher definierten Empfängeradressen entsprechen.
Ein gültiger Empfänger wäre beispielsweise:
025159068599@starface.o-byte.com
Abfrage eines IMAP-Postfachs
Das Modul kann ebenfalls ein IMAP-Postfach abfragen und versendet die PDF-Anhänge der jeweiligen E-Mails als Fax. Bitte gebe bei dieser Variante zum Versand eines Fax die vollqualifizierte Zielrufnummer in die Betreffzeile der E-Mail ein.
| Bitte beachte, dass das Modul nur ungelesene E-Mails behandelt. |
Bekannte Probleme
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Ist die Dateiendung der .pdf Datei in Großbuchstaben geschrieben, führt dies zu einem Fehler im Fax-Versand.
Versionshinweis
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2.10.2
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Neu: Für die Abfrage von E-Mails über die Graph-API wird nun eine Client-ID und ein Client Geheimnis benötigt.
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Fix: E-Mails aus der Graph API mit einem ungültigen Betreff wurden für die Faxverarbeitung nicht ignoriert. Logging erweitert, um die Fehlersuche zu erleichtern.
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