DATEV Client mit ProcXera phone.link einrichten

Für die Einrichtung werden folgende Zugangsdaten benötigt:

Die Zugangsdaten werden durch den Administrator bereitgestellt.

Für die Einrichtung wird im DATEV Client der Bereich Einstellungen geöffnet.

Im oberen Bereich befindet sich das Auswahlfeld TK-Anlage wählen. Über dieses Auswahlfeld lässt sich die gewünschte Anbindung auswählen.

Als Anbindung wird ProcXera phone.link ausgewählt.

Anschließend wird als Telefonanlage Yeastar gewählt.

Nach Auswahl der Anbindung werden die Zugangsdaten eingetragen.

Im Feld ProcXera phone.link Server wird die Serveradresse hinterlegt.

Darunter wird die eigene Nebenstelle eingetragen.

Im nächsten Feld wird das zugehörige Passwort ergänzt.

Über Verbinden wird anschließend die Verbindung zur Telefonanlage hergestellt.

Nach erfolgreicher Verbindung zeigt Windows unten rechts die Meldung Verbindung hergestellt an. Damit ist die Verbindung zu ProcXera phone.link aktiv.

Die App läuft nun im Hintergrund und ist bereit für Gespräche.

In den Einstellungen lassen sich bestimmte Gesprächsarten ausblenden.

Dafür stehen drei Schalter zur Verfügung:

Wird beispielsweise interne Gespräche ignorieren aktiviert, erscheint bei internen Anrufen weder ein Gesprächsfenster noch eine Windows-Benachrichtigung.

Damit werden nur die Gespräche angezeigt, die für die weitere Bearbeitung relevant sind.

Mit Mandantenübersicht automatisch in DATEV anzeigen öffnet sich bei einem Anruf automatisch die passende Mandantenübersicht in DATEV.

Diese Funktion erleichtert die direkte Zuordnung eines Gesprächs zum passenden Mandanten.

Mit Fenster für Gesprächsnotizen automatisch öffnen wird festgelegt, ob das Notizfenster bei jedem Gespräch automatisch angezeigt wird.

Ist der Schalter deaktiviert, öffnet sich das Notizfenster nicht automatisch.

Mit erst nach der Gesprächsannahme öffnen erscheint das Notizfenster erst dann, wenn das Gespräch angenommen wurde.

Über Windows-Benachrichtigung bei neuen Gesprächen kann bei einem neuen Gespräch eine Meldung unten rechts in Windows angezeigt werden.

Mit nur bei eingehenden Gesprächen wird diese Benachrichtigung auf eingehende Anrufe beschränkt.

Damit erfolgt eine Benachrichtigung nur bei relevanten eingehenden Gesprächen.

Bei einem eingehenden Gespräch öffnet sich automatisch das Gesprächsfenster.

Im oberen Bereich werden folgende Informationen angezeigt:

Während des Klingelns steht der Status auf klingelt.

Das Gespräch wird am angebundenen Yealink Telefon angenommen.

Sobald das Gespräch angenommen wurde, wechselt der Status auf verbunden. Gleichzeitig beginnt die Gesprächsdauer zu laufen.

Im Feld Anrufnotizen lassen sich während des Gesprächs relevante Informationen erfassen.

Über Adressat ändern lässt sich das Gespräch einem Kontakt zuordnen.

Im Suchfeld wird der Name des gewünschten Kontakts eingegeben.

Über Suchen wird die Trefferliste angezeigt.

Aus der Trefferliste wird der passende Kontakt ausgewählt und mit Auswählen bestätigt.

Danach ist das Gespräch dem gewählten Kontakt zugeordnet. Im Gesprächsfenster werden die zugehörigen Kontaktdaten angezeigt, zum Beispiel:

Die Gesprächsdauer läuft währenddessen weiter.

Über Daten weitergeben an DATEV lassen sich Rufnummer, Kontakt und Gesprächsnotizen direkt an DATEV übermitteln.

Damit entfällt die manuelle Übertragung der Gesprächsdaten.

Wenn das Gespräch beendet wird, wechselt der Status auf beendet.

Das Gesprächsfenster bleibt geöffnet. Kontakt und Notizen bleiben erhalten.

Dadurch lassen sich die Angaben nach dem Gespräch noch prüfen, ergänzen oder korrigieren.

Anschließend können die Daten an DATEV übergeben werden.

ProcXera phone.link läuft als Symbol in der Windows-Taskleiste unten rechts.

Über einen Rechtsklick auf das Symbol öffnet sich das Menü.

Dort ist erkennbar, ob eine Verbindung zur Telefonanlage besteht.

Über Mit TK-Anlage verbinden beziehungsweise Von TK-Anlage trennen lässt sich die Verbindung steuern.

Über Einstellungen anzeigen können die Einstellungen jederzeit erneut geöffnet werden.

Mit Beenden wird das Programm vollständig geschlossen.

Für die Einrichtung wird in den Einstellungen ProcXera phone.link als Anbindung ausgewählt. Anschließend wird Yeastar als Telefonanlage gewählt.

Danach werden Serveradresse, Nebenstelle und Passwort eingetragen und die Verbindung hergestellt.

Nach erfolgreicher Verbindung läuft ProcXera phone.link im Hintergrund als Symbol in der Windows-Taskleiste.

Bei eingehenden Gesprächen öffnet sich automatisch ein Gesprächsfenster mit Status, Rufnummer und Notizfeld. Das Gespräch kann einem Kontakt zugeordnet, mit Notizen ergänzt und anschließend an DATEV übergeben werden.