Automatische Ansage
Produktbeschreibung
Das Modul „Automatische Ansagen“ für STARFACE generiert mittels KI aus den Informationen eines Kalendereintrags in Microsoft Outlook Sprachansagen für die persönliche Voicemail des STARFACE Benutzers. Dafür liest das Modul über die Microsoft Graph-API die Kalendereinträge der STARFACE Benutzer aus. Der Titel des Kalendereintrags, für den eine automatische Ansage gewünscht wird, muss mit einen der dem Schlagwort „AbwesenheitsAnsage“ oder „AwayMessage“ enthalten sein. Mittels KI wird aus der Terminbeschreibung des Kalendereintrags eine Sprachansage generiert. Während der Dauer des Termins wird eine Umleitung auf die persönliche Voicemail aktiviert und bei eingehenden Anrufen die generierte Sprachansage abgespielt. Der Titel des Kalendereintrags enthält ein Schlagwort, es gibt aber keine Terminbeschreibung → Es wird eine Sprachansage aus dem in der Modul-Konfiguration hinterlegten Standardtext generiert.
Anwendungsbeispiel
Ein Vertriebsmitarbeiter plant eine Urlaubsreise und möchte sicherstellen, dass Kunden während seiner Abwesenheit eine klare Information erhalten. Er erstellt in seinem Outlook-Kalender einen Termin mit dem Titel „AwayMessage“ für den Zeitraum vom 7. bis 11. April 2025. In die Beschreibung trägt er ein: "Hallo, ich bin im Urlaub und nicht erreichbar. Wenden Sie sich an meine Vertretung unter 0123/456789." Dank des Moduls „Automatische Ansagen“ für STARFACE wird diese Information automatisch in eine Sprachansage umgewandelt. Während seines Urlaubs werden alle Anrufe direkt auf die Voicemail umgeleitet, wo die Anrufer die generierte Nachricht hören. So sind Kunden stets informiert und wissen, an wen sie sich wenden können – ganz ohne manuellen Aufwand.
Technische Voraussetzungen
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ab STARFACE 9.0.0.0
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Zur Verwendung dieser STARFACE Erweiterung muss eine Microsoft Graph API eingerichtet werden. Hierzu ist mindestens eine „Microsoft 365 Business Basic“-Lizenz erforderlich.
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Entweder STARFACE Cloud oder OpenAI API Zugriff
Vorbereitung der IT-Umgebung:
Zur Verwendung dieser STARFACE Erweiterung muss eine Microsoft Graph API eingerichtet werden. Logge dich hierzu bitte bei Microsoft Entra ein.
Vorbereitung von Microsoft Graph-API
Anwendung in Microsoft Entra registrieren
Wechsle bitte zum Punkt „App-Registrierung“. Im oberen Bereich befindet sich der Button „Neue Registrierung. Registriere dort eine neue Anwendung. Es kann ein beliebiger Name für die Anwendung vergeben werden, in diesem Beispiel „AutomatischeAnsage“. Wähle unter dem Punkt „Unterstützte Kontotypen“ den ersten Punkt: „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis (nur “AD-Bezeichnung” – einzelner Mandant)“.
Berechtigungen zur Anwendung hinzufügen
Nachdem die Anwendung registriert wurde, wird man zur Übersicht der Anwendung weitergeleitet. Auf der linken Seite befindet sich der Punkt „API-Berechtigung“. Über den Button „Berechtigung hinzufügen“ lassen sich neue Rechte der Anwendung hinzufügen.
Es gibt delegierte Berechtigungen und Anwendungsberechtigungen. Folgende Rechte werden benötigt.
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Anwendung:
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Calendars.Read
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Das vorausgewählte Recht „User.Read“ wird nicht benötigt und kann gelöscht werden.
Nachdem die erforderlichen Rechte hinzugefügt wurden, ist eine Administratorzustimmung erforderlich. Hierzu befindet sich im oberen Bereich ein Button „Administratorzustimmung für “AD-Bezeichnung” erteilen“. Die API-Berechtigungs- Übersicht sollte nun wie im Screenshot aussehen.
Wechsle abschließend in den Bereich „Authentifizierung“. Füge unter "Mobilgerät- und Desktopanwendungen" die URL "https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient" hinzu und setze "Öffentliche Clientflows zulassen" auf "Ja". In der Übersicht der Anwendung finden sich nun alle erforderlichen Informationen für die Konfiguration der Erweiterung auf der STARFACE.
Modulkonfiguration
Allgemein
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Name:
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Wähle hier den Namen der Modulinstanz. Dieser Name sollte möglichst beschreibend vergeben werden. Ein guter Ausgangspunkt ist der Name des Moduls. Sollen mehrere Instanzen desselben Moduls aktiv sein, muss für jede Instanz ein einmaliger Name vergeben werden.
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Beschreibung:
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Dieses Feld bietet Raum für eine detailliertere Dokumentation der Instanz. Hier kann beispielsweise dokumentiert werden, auf welche Nutzer/Gruppen das Modul zugreift.
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Logdatei:
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Jedes Modul informiert in den Leveln "ERROR, WARN, INFO, DEBUG, TRACE" in den jeweils verschiedenen Abstufungen über Prozesse, die im Modulbetrieb ablaufen. Falls ein Fehler auftritt, hat man hier die Möglichkeit, die Logdatei zu speichern. Standardeinstellung ist das Level "INFO".
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| Das Log aktualisiert sich nicht automatisch, sondern nur, wenn die entsprechende Schaltfläche betätigt wird. |
Konfiguration
Umleitung
Unter dem Abschnitt "Umleitung" kann die Umleitung für die primäre interne und externe Rufnummer eines Benutzers gesetzt werden.
| Wenn keine Checkbox aktiviert wird, zählt die Konfiguration als fehlerhaft und die Modulinstanz deaktiviert sich kurz nach der Aktivierung. |
Benutzerauswahl
Unter dem Abschnitt "Benutzerauswahl" können die Benutzer ausgewählt werden, für die eine Umleitung gesetzt und eine Ansage generiert werden soll.
Aktiviere die Checkbox "Alle Benutzer", falls das Modul standardmäßig auf alle Benutzer der STARFACE Anlage greifen soll.
Beim Punkt Auswahlgruppe werden alle Mitglieder der Gruppe ausgewählt. Es spielt keine Rolle, ob die Mitglieder gerade offline oder abgemeldet sind. Ist die Checkbox "Alle Benutzer" aktiv, wird dieser Menüpunkt ignoriert.
Unter Auswahlliste werden die Login-IDs der gewünschten Benutzer eingetragen. Ist die Checkbox "Alle Benutzer" aktiv, werden hier eingetragene ID’s vom Modul ignoriert.
| Damit das Modul erfolgreich gestartet werden kann, muss mindestens eine Auswahl definiert werden. |
Text-To-Speech-Service
Unter dem Abschnitt "Text-To-Speech-Service" kann bestimmt werden, ob die Modulinstanz eine Audiodatei als Ansage für die Beschreibung des Termins oder eine definierbare Standardansage über den OpenAI-Service oder Local-Whisper-Service generieren soll.
Für die Standardansage kann die Start- und Endzeit des Termins eingefügt werden. Dazu muss für die Startzeit der Platzhalter {1} und für die Endzeit der Platzhalter {2} im Text verwendet werden.
| Für den Local-Whisper-Service muss die STARFACE in einer Cloud betrieben werden. Ist das nicht der Fall, muss die Checkbox "OpenAI-Service verwenden" aktiviert sein, sonst zählt die Konfiguration als fehlerhaft und die Modulinstanz deaktiviert sich kurz nach der Aktivierung. Der Local-Whisper-Service wird in der EU gehostet und der OpenAI-Service wird in den USA gehostet. |
Termin in Exchange erstellen
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Erstelle im Outlook Kalender ein neues Ereignis.
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Der Titel des Termins muss "#AbwesenheitsAnsage" oder "#AwayMessage" enthalten, um vom Modul erfasst zu werden.
Bekannte Probleme
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Bei diesem Modul liegen keine bekannten Probleme vor.
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Problem entdeckt? Schicke eine E-Mail an support@o-byte.com, um Fehler zu melden!